Nghị định 254/2026 về hóa đơn điện tử: thời điểm lập hóa đơn mới và những lỗi dễ bị phạt nhất
Trả lời nhanh
Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nguyên tắc chính về thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là lập khi hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, hóa đơn lập tại thời điểm thu tiền.
Ba điểm mới đáng chú ý:
Tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ chưa phải lập hóa đơn;
Danh mục dịch vụ được lập hóa đơn sau đối soát (tối đa 7 ngày) được mở rộng;
Giao dịch ban đêm được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Lập hóa đơn sai thời điểm hiện bị phạt theo số lượng hóa đơn, cao nhất tới 70 triệu đồng.
Vì sao "thời điểm lập hóa đơn" là rủi ro lớn nhất năm 2026
Ở nhiều cuộc kiểm tra, cơ quan thuế ít khi chất vấn hóa đơn "có hay không". Câu hỏi thường gặp hơn là hóa đơn được lập "đúng lúc hay không".
Khi hóa đơn được dữ liệu hóa toàn bộ, ngày lập, ngày ký và ngày thu tiền trên sao kê đều có thể đối chiếu tự động. Một độ trễ nhỏ nhưng lặp lại hàng trăm lần trong năm có thể biến thành một khoản phạt đáng kể. Doanh nghiệp cũng có thể bị tính tiền chậm nộp thuế GTGT tương ứng với số thuế kê khai chậm.
Bảng tra nhanh thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026
Tình huống | Thời điểm lập hóa đơn |
Cung cấp dịch vụ | Khi hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa |
Dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp | Tại thời điểm thu tiền |
Tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ | Chưa phải lập hóa đơn khi nhận cọc |
Dịch vụ phát sinh thường xuyên, cần đối soát (ví dụ: quảng cáo trên báo điện tử và nền tảng số, bảo hiểm, bảo vệ, hoa tiêu hàng hải, suất ăn công nghiệp) | Khi hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước |
Giao dịch trong giờ làm việc ban đêm, người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo |
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế | Khi kết thúc từng giao dịch (không gộp cuối ngày, trừ trường hợp được quy định riêng) |
Cơ sở khám chữa bệnh, dịch vụ có in phiếu thu, người bệnh không lấy hóa đơn | Được tổng hợp lập hóa đơn cuối ngày |
Ngoài ra, Nghị định 254/2026 bổ sung cơ chế lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng cho một số dịch vụ cung cấp cho cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn. Điều kiện là đơn vị phải vận hành hệ thống quản lý giao dịch điện tử và cung cấp dữ liệu chi tiết khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Thời điểm ký số trên hóa đơn nay cũng được tách thành một nội dung bắt buộc riêng, độc lập với thời điểm lập hóa đơn.
Mức phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026)
Nghị định 310/2025 sửa đổi Nghị định 125/2020 và chuyển sang phạt lũy tiến theo số lượng hóa đơn vi phạm:
Lập hóa đơn không đúng thời điểm: từ cảnh cáo đến 70 triệu đồng, tùy số lượng hóa đơn. Khung cao nhất 50–70 triệu đồng áp dụng khi vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên.
Không lập hóa đơn theo quy định: mức phạt có thể lên tới 80 triệu đồng.
Nhiều hành vi trong cùng một vụ việc: nếu còn trong thời hiệu và bị xử phạt cùng lúc, doanh nghiệp chỉ bị phạt một hành vi. Tuy nhiên, khung tiền phạt được xác định theo tổng số hóa đơn vi phạm, nên lỗi nhỏ lặp lại có hệ thống vẫn rơi vào khung cao.
6 lỗi doanh nghiệp hay mắc nhất
Nhầm "tiền đặt cọc" với "tiền ứng trước". Chỉ khoản đặt cọc đúng bản chất theo Bộ luật Dân sự mới được miễn lập hóa đơn khi nhận. Khoản tiền khách thanh toán trước một phần giá trị hợp đồng vẫn phải lập hóa đơn khi thu tiền.
Chờ nghiệm thu hoặc thanh toán mới xuất hóa đơn, dù dịch vụ thực tế đã hoàn thành.
Tự gộp hóa đơn cuối tháng cho các dịch vụ không thuộc danh mục được phép đối soát hoặc lập hóa đơn tổng.
Hợp đồng nhiều giai đoạn không xác định rõ mốc hoàn thành từng phần, khiến không xác định được thời điểm lập hóa đơn.
Ngày ký số lệch ngày lập hóa đơn mà không có lý do hợp lý. Đây là điểm cơ quan thuế dễ đối chiếu tự động.
Phía người mua: nhận hóa đơn sai thông tin, hoặc mua của người bán có rủi ro cao về thuế hay đã ngừng hoạt động. Hệ quả là doanh nghiệp có thể bị loại chi phí và thuế GTGT đầu vào.
Tình huống minh họa: đặt cọc hay ứng trước?
Công ty A ký hợp đồng tư vấn trị giá 500 triệu đồng và nhận trước 150 triệu đồng.
Phương án 1: hợp đồng ghi khoản này là "tạm ứng 30% giá trị hợp đồng". Đây là tiền thu trước khi cung cấp dịch vụ, nên Công ty A phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền.
Phương án 2: hợp đồng quy định đây là "tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng" theo Điều 328 Bộ luật Dân sự, kèm cơ chế xử lý cọc rõ ràng (trả lại, trừ vào giá, hoặc mất cọc khi vi phạm). Khi đó Công ty A chưa phải lập hóa đơn lúc nhận cọc.
Cơ quan thuế xem xét bản chất giao dịch, không chỉ nhìn tên gọi. Một điều khoản "đặt cọc" được soạn sơ sài, không có cơ chế bảo đảm thực chất, vẫn có thể bị coi là tiền ứng trước. Đây là ví dụ điển hình cho thấy hợp đồng và thuế phải được thiết kế cùng nhau.
Doanh nghiệp nên làm gì ngay
Lập "bản đồ doanh thu": liệt kê từng dòng doanh thu và gắn với quy tắc thời điểm lập hóa đơn tương ứng.
Rà soát mẫu hợp đồng, đặc biệt các điều khoản đặt cọc, tạm ứng, nghiệm thu và mốc hoàn thành.
Kiểm tra cấu hình phần mềm hóa đơn: thời điểm ký số, ca đêm, kỳ đối soát.
Đối chiếu ngày lập hóa đơn với sao kê ngân hàng và biên bản nghiệm thu theo định kỳ hàng tháng.
Với hàng hóa, dịch vụ đầu vào: kiểm tra trạng thái hoạt động và mức độ rủi ro của nhà cung cấp trước khi thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Nghị định 254/2026 có hiệu lực từ khi nào và thay thế văn bản nào?
Từ 01/7/2026. Nghị định thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thông tư 91/2026/TT-BTC thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?
Không, nếu đó là tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Tiền ứng trước, thanh toán trước vẫn phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
Lập hóa đơn trễ bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt tính theo số lượng hóa đơn vi phạm, từ cảnh cáo đến tối đa 70 triệu đồng.
Bán hàng ca đêm có phải xuất hóa đơn ngay không?
Nếu giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm và người bán chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động, hóa đơn được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Căn cứ pháp lý
Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 về hóa đơn, chứng từ điện tử.
Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026.
Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Bộ luật Dân sự 2015, Điều 328 (đặt cọc).
Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
W&A đồng hành cùng doanh nghiệp
Rủi ro hóa đơn hiếm khi nằm ở phần mềm. Nó thường nằm ở hợp đồng, quy trình và cách hiểu quy định. Với đội ngũ luật sư, đại lý thuế và kế toán viên làm việc trên cùng một nền tảng, W&A hỗ trợ doanh nghiệp:
Rà soát tuân thủ hóa đơn theo Nghị định 254/2026: lập bản đồ doanh thu, xác định thời điểm lập hóa đơn cho từng dòng doanh thu và phát hiện sai sót đang tồn tại.
Thiết kế lại hợp đồng mẫu: chuẩn hóa điều khoản đặt cọc, tạm ứng, nghiệm thu để thống nhất giữa pháp lý và thuế.
Hỗ trợ khi bị kiểm tra hoặc xử phạt về hóa đơn: giải trình, đề xuất tình tiết giảm nhẹ và khiếu nại quyết định xử phạt.
Kiểm toán nội bộ quy trình bán hàng và công nợ: đối chiếu hóa đơn, thu tiền và ghi nhận doanh thu.
Bình luận